Por: Lic. Janett Palomino Villaseca
Te imaginas si nuestro valioso tiempo lo aprovecháramos como debe ser, sería excelente.
Sin embargo, el aprovechar el tiempo a veces no siempre depende de uno mismo, sino también tiene que ver con la gente que nos rodea, o las instituciones a las que pertenecemos.
Una de las causas que hace que se pierda el tiempo es la burocracia, pues hace que nuestro tiempo sea disminuido y no lo aprovechemos óptimamente, por ejemplo: cuando presentamos un expediente, un proyecto, etc; a una institución, esta, para darte una respuesta o un resultado transcurren muchos días, semanas, meses, inclusive termina el año y no hay resultados ni positivos, ni negativos, y si no le hacemos “seguimiento” como ellos dicen, el documento desaparece, se traspapela, porque este documento tiene que recorrer varias instancias o porque nunca tuvieron el interés en dar alguna solución.
Las personas que somos perseverantes en la gestión seguimos insistiendo hasta obtener el resultado esperado; pero si sacamos cuenta de cuánto tiempo dedicamos a esa gestión, nos preguntamos ¿Vale la pena insistir con aquellos que nos hacen perder demasiado tiempo para dar una respuesta? Porque además de dedicarle exageradamente tiempo, también genera costo, el que se desperdicie nuestro tiempo, digo desperdicio, porque se siente que en esa pérdida de tiempo, no logras ser productiva o productivo y que en ese tiempo has podido hacer mil cosas, haber logrado sentirte bien.
Lo que es peor, lo que hacen aquellas personas que están en cargos jerárquicos, que dan falsas expectativas, generando que se pierda más el tiempo, puesto que genera en las personas la esperanza en que se va a cumplir su compromiso verbal y pasa el tiempo y no se logra que se materialice dicho compromiso esto genera pérdida de tiempo y dinero.
Entonces nos damos cuenta, que perdemos el tiempo debido a la ineficiencia de las personas y el poco compromiso de sus funciones.
Otras de las causas que genera pérdida de tiempo es la tardanza a reuniones, aun no se supera la mala costumbre de hacer esperar media hora, inclusive una hora esperando que haya fórum, para dar inicio a las reuniones programadas, y se suma a esto el no tener agenda o un propósito y una hora determinada que va a finalizar
Entonces ¿Cuáles serían las posibles soluciones?
En primer lugar como seres humanos emocionales e inteligentes, debemos pensar que tanto mi tiempo como el tiempo que tienen los demás es valiosos y se debe respetar, tener empatía, es decir ponerme en el lugar del otro, para no hacerle perder su valiosos tiempo, es a partir de allí que vamos a ser considerados con los que nos rodean y como consecuencia nos ganaremos el respeto y la consideración de los demás.
También disfrutar de lo que hacemos, porque si lo disfrutamos no nos vamos a estresar lo que trae como resultado un trato amable con las personas que están solicitando nuestro servicios además que vamos a cumplir con nuestro trabajo en menos tiempo.
Para lograr esto tenemos que saber organizarnos con nuestro tiempo, si estamos trabajando en una oficina, empezar por asignar un tiempo para responder las llamadas telefónicas o responder a los correos electrónicos, tiempo para atender al público el mismo que deber estar enterado del momento en que será atendido y así evitarían que su trabajo sea interrumpido.
Buscar estrategias que nos ayuden a simplificar el trámite documentario así como también dar respuesta con documento sea esta positiva o negativa para que las personas que están gestionando no se generen falsas expectativas, al escuchar de uno u otro funcionario que si va a ser posible la aprobación del pedido que se está gestionando o que el tramite va a ser positivo y que espere el próximo mes y así sucesivamente.
Si trabajo en aula evitar responder llamadas telefónicas que no son urgentes y el celular ponerlo en vibrador para no interrumpir a mis estudiantes y de esta manera el tiempo sea aprovechado de manera óptima.
De esta manera estaríamos logrando ser mucho más eficientes en todo el proceso de la función en el cargo que nos toca desempeñar y lograremos ser mejores seres humanos, mejores profesionales.
En segundo lugar tener claro que la hora es la hora y antes de convocar a una reunión hay que evaluar si verdaderamente existe la necesidad y solo invitar a las personas implicadas, además se debe preparar correctamente una agenda y definir los temas que vamos a tratar y establecer un tiempo máximo.
En consecuencia una de las maravillosas ventajas que tendríamos, si superamos las principales causas que nos hacen perder el tiempo, serían que podríamos invertir el tiempo con nuestra familia, en actividades productivas, en actividades de recreación, distracción, etc. Que es parte importante de nuestra vida diaria y de nuestro bienestar.
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